Dokumente digitalisieren
Rechnungen, Verträge, Personalakten und Geschäftsunterlagen erfassen, prüfen, benennen und sinnvoll zuordnen.
DOKUMENTE · ARCHIVIERUNG · PROZESSE
Papier reduzieren. Anforderungen mitdenken. Abläufe vereinfachen.
Geschäftsunterlagen sollen schnell auffindbar, geschützt und nachvollziehbar aufbewahrt werden. Wir analysieren Ihre Abläufe und entwickeln mit Ihnen eine digitale Lösung, die zu Ihrem Unternehmen und den für Sie geltenden Anforderungen passt.
Digitalisierung, die im Alltag
wirklich funktioniert.
Digitale Archivierung
Ablagen, Rollen und Aufbewahrungsregeln so strukturieren, dass Unterlagen geschützt, auffindbar und lesbar bleiben.
Prozesse vereinfachen
Medienbrüche und doppelte Arbeit reduzieren – vom Dokumenteneingang bis zur Bearbeitung und Übergabe.
Datenschutz & Sicherheit
Zugriffe, Datenminimierung, Backups, Löschung und den Umgang mit vertraulichen Informationen früh mitplanen.
NICHT NUR SCANNEN
Der Prozess entscheidet.
Eine rechtssichere oder ordnungsmäßige Ablage entsteht nicht durch einen einzelnen Scanner oder einen Produktnamen. Dokumente, Menschen, Zuständigkeiten und Systeme müssen zusammenpassen.
Dokumente strukturiert digitalisieren
Rechnungen, Verträge, Personalakten und weitere Geschäftsunterlagen werden nicht einfach nur gescannt. Wir planen Erfassung, Qualitätskontrolle, Benennung, Verschlagwortung und Ablage so, dass Informationen später zuverlässig gefunden und den richtigen Vorgängen zugeordnet werden können.
Nachvollziehbar archivieren
Gemeinsam definieren wir Rollen, Zugriffsrechte, Aufbewahrungs- und Löschregeln sowie die Protokollierung wichtiger Änderungen. Die Lösung soll Unterlagen während der erforderlichen Dauer verfügbar, lesbar und auswertbar halten und eine geordnete Übergabe oder Prüfung unterstützen.
GoBD-orientierte Prozesse gestalten
Für steuerlich relevante Unterlagen betrachten wir den vollständigen Weg vom Eingang über die Bearbeitung bis zur Ablage. Verfahrensdokumentation, Zuständigkeiten und Kontrollen werden von Anfang an mitgedacht. Welche Pflichten im Einzelfall gelten, stimmen Sie mit Ihrer Steuer- oder Rechtsberatung ab.
Datenschutz und Sicherheit einplanen
Personenbezogene und vertrauliche Informationen benötigen ein angemessenes Schutzkonzept. Dazu gehören unter anderem Datenminimierung, Berechtigungen, sichere Übertragung, Backups und nachvollziehbare Löschprozesse. Wir übersetzen diese Anforderungen in praktikable technische und organisatorische Abläufe.
Von der Bestandsaufnahme
zur nutzbaren Lösung.
- 01
Verstehen
Wir nehmen Dokumentarten, Mengen, bestehende Systeme, Zuständigkeiten und konkrete Schwierigkeiten auf.
- 02
Ordnen
Gemeinsam definieren wir Ablage, Metadaten, Rollen, Aufbewahrung und einen nachvollziehbaren Soll-Prozess.
- 03
Erproben
Ein begrenzter Pilot zeigt, ob Scanqualität, Suche, Bearbeitung und Übergaben im Arbeitsalltag funktionieren.
- 04
Einführen
Nach der Abstimmung setzen wir die Lösung um, dokumentieren wichtige Abläufe und bereiten die Nutzung im Team vor.
RECHTLICHE & TECHNISCHE ORIENTIERUNG
Anforderungen verständlich einordnen.
Wir berücksichtigen die technischen und organisatorischen Auswirkungen dieser Grundlagen bei Konzeption und Umsetzung. Welche konkreten Pflichten für Ihr Unternehmen gelten, klären Sie bitte mit Ihrer Steuer-, Rechts- oder Datenschutzberatung.
GoBD
Die Grundsätze betreffen die ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung steuerlich relevanter elektronischer Unterlagen. Maßgeblich ist der gesamte Prozess – einschließlich Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und Verfahrensdokumentation.
Offizielle QuelleAO § 147 & HGB § 257
Abgabenordnung und Handelsgesetzbuch regeln unter anderem, welche Unterlagen wie lange aufzubewahren sind. Für Buchungsbelege gelten aktuell acht Jahre, für bestimmte andere Unterlagen zehn oder sechs Jahre.
Offizielle QuelleDSGVO
Personenbezogene Daten sollen zweckgebunden, auf das notwendige Maß beschränkt und angemessen geschützt verarbeitet werden. Daraus folgen Anforderungen an Rollen, Zugriffe, Löschung und Sicherheit.
Offizielle QuelleBSI TR-03138 RESISCAN
Die Technische Richtlinie des BSI bietet einen Rahmen für beweiswerterhaltendes ersetzendes Scannen. Sie ist keine pauschale Erlaubnis zur Vernichtung sämtlicher Originale, hilft aber bei der Gestaltung dokumentierter Scanprozesse.
Offizielle QuelleIhre Fragen. Klare Antworten.
Ist eine digitale Ablage automatisch GoBD-konform?
Nein. Entscheidend ist der gesamte betriebliche Prozess – nicht nur die eingesetzte Software. Erfassung, Bearbeitung, Kontrollen, Berechtigungen, Aufbewahrung und Verfahrensdokumentation müssen zusammenpassen. Eine abschließende steuerliche oder rechtliche Bewertung übernehmen die dafür zuständigen Berater.
Dürfen Originale nach dem Scannen vernichtet werden?
Das lässt sich nicht pauschal beantworten. Für manche Dokumente bestehen besondere Anforderungen oder Gründe, das Original aufzubewahren. Ein ersetzendes Scannen sollte deshalb dokumentiert, risikobasiert geplant und bei Bedarf rechtlich geprüft werden.
Können vorhandene Systeme weiterverwendet werden?
Oft ja. Wir prüfen bestehende Ordnerstrukturen, Fachanwendungen, Buchhaltung, Schnittstellen und Berechtigungen. Danach entscheiden wir gemeinsam, was sinnvoll übernommen, verbunden oder neu geordnet wird.
Begleiten Sie auch die Einführung im Unternehmen?
Ja. Neben Konzeption und technischer Umsetzung können wir Rollen, Arbeitsschritte, Testläufe und Einweisung mit vorbereiten. Ziel ist ein Prozess, der im Alltag verstanden und zuverlässig genutzt wird.
EIN ERSTER SCHRITTWo liegt heute noch
Unverbindlich besprechen Wo liegt heute noch
zu viel Papier?
Erzählen Sie uns, welche Dokumente und Abläufe Sie vereinfachen möchten. Wir sortieren gemeinsam die Anforderungen und den sinnvollen Einstieg.